Usare l’AI
nel lavoro di ogni giorno
Google Workspace, Gems, NotebookLM, Notion AI.
Sui vostri casi reali, non su casi finti.
Cosa vi portate a casa, alla fine
Non è teoria per teoria: uscite con roba vera, pronta da lunedì.
Un CRM in Notion
DB Persone + Kanban Pipeline con dentro almeno 5 contatti veri vostri.
Un DB Task
Con 10 task reali della vostra settimana, reminder attivi sulle Alta.
Un verbale-tipo
Trascrizione + riassunto AI + task + contatti nuovi, tutto collegato.
Una Gem email
Assistente salvato con la voce Resithea: da lì ripartite, non da zero.
Non lavoriamo su casi finti — sui vostri. Se non li avete pronti, li improvvisiamo su richieste reali di questa settimana.
Agenda
- Kick-off · obiettivi + casi che portate
- Teoria minima · come ragiona, allucinazioni, prompt
- Lab 3 · CRM in Notion · DB Persone + Kanban + 3 flussi di data entry
- Pausa caffè
- Lab 1 · To-do + reminder · DB Task collegato al CRM
- Lab 4 · Trascrizioni call · Meet + verbale-tipo in Notion
- Lab 2 · Bozze email · Gem «Email Resithea» + tre casi
- Wrap-up · cheatsheet, prossimi passi, domande aperte
Prima il CRM, perché tutto il resto ci si aggancia. Ogni lab lascia qualcosa che il successivo riusa.
Come funziona l’AI
quel tanto che basta
per fidarsi al punto giusto
Non dovete diventare tecniche: vi serve capire quando fidarvi e quando controllare. Poi si passa ai lab.
Prevede la parola dopo, non «sa»
Legge quello che avete scritto, calcola quale parola è più probabile che venga dopo, la scrive, e ripete. Miliardi di volte, imparando da tantissimo testo.
Cos’è
Un sistema statistico bravissimo con il linguaggio: ricompone schemi visti in fase di addestramento.
Cosa non è
Non capisce e non ha coscienza: non consulta una verità, costruisce la risposta che suona più plausibile.
Non conosce Resithea — e ha memoria corta
Ha letto tantissimo del mondo, fino a una certa data, ma della vostra realtà non sa nulla e ricorda solo la conversazione in corso.
Sa in generale
Schemi del linguaggio, nozioni diffuse, fino alla data di addestramento.
Non sa il recente
Quello che è successo dopo quella data gli è ignoto, a meno che non glielo diciate voi.
Non conosce voi
Il tono Resithea, gli advisor, le vostre procedure: se non glieli date, li inventa.
La finestra di contesto
Ricorda ciò che avete scritto in questa chat; chat vecchie e allegati non forniti, per lui, non ci sono più.
La conseguenza pratica
Se volete una risposta buona, il materiale glielo dovete passare voi. È il mestiere dei quattro lab.
Quando sbaglia e sembra avere ragione
Ha un nome, allucinazione: il modello non dice mai «non lo so», e quando la risposta non ce l’ha la costruisce lo stesso.
Inventa
Nomi, date, citazioni, articoli, autori che sembrano veri ma non esistono.
Convince
Stesso tono sicuro di quando ha ragione. Nulla vi avverte che sta sbagliando.
Sbanda di più
Su domande aperte, su fatti recenti, sui vostri dati. Sulle cose verificabili contro qualcosa, sbaglia meno.
Quattro mosse per non farvi fregare
Quattro abitudini semplici: le rivedete poi nei lab, quando le mettete in pratica.
1. Materiale
Datele voi le fonti. Più lavora sui vostri testi, meno inventa.
2. Fonti
Chiedete le fonti citate. Se non esistono, l’avete beccata.
3. Numeri
Cifre, date, statistiche, nomi propri: si verificano sempre.
4. Incrocio
Se conta davvero (mail a un primario, invio a stampa), confermate da una seconda fonte.
Più il compito parte da testo che voi date, più potete lasciarle spazio; più deve tirare fuori fatti dal mondo, più dovete controllare.
Ogni prompt utile ha quattro parti
Se l’output suona generico o fuori tono, quasi sempre manca una di queste. Non serve impararle a memoria: sono la checklist da scorrere prima di mandare il prompt.
Nei lab le userete ogni volta. Nel Lab 2 le mettete tutte e quattro dentro la Gem, così non le riscrivete a ogni mail.
Cosa scrivere in ciascuna parte
Esempio concreto per una mail Resithea: così capite cosa va in ogni campo.
Ruolo
Dite all’AI chi deve fingere di essere, non cosa deve fare.
Esempio Sei l’assistente email di Resithea, startup femtech per lutto perinatale.
Contesto
Destinataria, obiettivo della mail e cosa non volete che esca.
Esempio Psicologa a Milano, proponiamo partnership. Niente tono commerciale né promesse di numeri.
Formato
Quanto deve essere lungo e come deve essere organizzato il testo.
Esempio Max 130 parole, oggetto + 3 paragrafi + call to action leggera.
Esempi
Una mail vera vale più di dieci aggettivi sul tono.
Esempio [incollo una mail di Vittoria che vi piace come riferimento]
Output scarso? Controllate i quattro campi: di solito ne manca uno solo.
Lo stesso compito, due prompt
Povero
«Scrivimi una mail per proporre una collaborazione a una psicologa.»
Esce una mail generica, da brochure, adatta a nessuna.
Ricco
Ruolo Assistente email di Resithea (femtech, lutto perinatale).
Contesto Destinataria: psicologa specializzata in lutto perinatale, Milano. Obiettivo: proporre partnership come professionista della rete. Non voglio: tono commerciale, promesse di numeri.
Formato Max 130 parole, oggetto + 3 paragrafi + call to action leggera (call conoscitiva).
Esempi [incollo mail di riferimento della fondatrice che ci piace].
Stesso modello, prompt diverso: cambia quanto gli avete detto. Nel Lab 2 lo salvate come Gem, così non ripartite da zero.
Il CRM
ve lo fate voi
in Notion, con l’AI
Un unico posto per advisor, partner, ospedali e investitori, con l’AI che riempie i campi al posto vostro.
I contatti sono ovunque, quindi da nessuna parte
Oggi le persone che parlano con voi vivono in cinque posti diversi. Ogni volta che ne cercate una, perdete tempo.
Dove stanno oggi
Gmail, DM LinkedIn, note del telefono, chat WhatsApp, un foglio Google mai aggiornato.
Cosa perdete
Il “chi era quella psicologa di Padova?”. Il follow-up promesso. Chi ha già firmato NDA e chi no.
Dove li mettiamo
Un solo database in Notion, popolato dall’AI con le stesse fonti di prima.
Alla fine del lab avete un CRM funzionante con 5 contatti reali vostri, inseriti in 3 modi diversi.
Chi entra nel CRM
Otto categorie coprono chi incontrate ogni giorno. Ogni contatto ne ha una sola: si sceglie all’inserimento.
Advisor
Chi vi accompagna nel business: Advisory Board, mentor.
Psicologa / o
Professionist* della rete clinica Resithea.
Ospedale
Primari, reparti, referenti Ostetricia.
Investitore
Angel, VC, family office, contatti da accelerator.
Media
Giornalist*, creator, redazioni.
Partner istituzionale
Associazioni, enti pubblici, università.
Utente
Chi usa il servizio. Dati sensibili: perimetro separato (vedi slide guardrail).
Fornitore
Sviluppatori, agency, consulenti operativi.
I campi della card · parte 1
Ogni contatto ha gli stessi campi. L’AI li compila da LinkedIn, mail o verbali; voi controllate e salvate.
| Campo | Tipo in Notion | Cosa ci va |
|---|---|---|
| Chi è | ||
| Nome | Titolo | Nome e cognome del contatto |
| Ruolo | Testo | Es. psicologa perinatale, primario Ostetricia |
| Azienda / Ente | Testo | Studio, ospedale, fund, redazione… |
| Città | Testo | Dove opera o vive il contatto |
| Pipeline | ||
| Categoria | Select | Una delle 8 opzioni (slide precedente) |
| Source | Select | LinkedIn, Referral, Evento, Media, Cold, Inbound |
| Ultimo contatto | Data | Quando avete parlato l’ultima volta |
| Prossimo step | Testo | Una frase, verbo all’imperativo |
| Note | Testo | Contesto libero che non sta altrove |
Nella slide successiva: i collegamenti con Verbali e Task.
I campi della card · parte 2
Due collegamenti tengono ogni persona agganciata al resto del lavoro in Notion.
DB Persone
La card del contatto
DB Verbali
Tutte le call con questa persona
DB Task
Cose da fare legate al contatto
| Campo | Tipo in Notion | A cosa serve |
|---|---|---|
| Verbali | Collegamento | Storico call, riassunti, decisioni |
| Task collegati | Collegamento | Follow-up e azioni aperte su questa persona |
Prossimo step
Esempio: “Mandare mail di follow-up dopo Sanidays”. Una sola azione concreta, non un desiderio.
Regola pratica
Se un campo non lo compilate mai, toglietelo. Meglio pochi campi usati che tanti vuoti.
Dove sta ognuno, ora
La Kanban è un’altra vista sulla stessa base dati: trascinate la card e cambia lo stato, in cinque colonne ordinate per calore.
Lead
Contattato
In conversazione
Reunione fissata
Attivo
Spostate una card solo quando l’azione è fatta, non quando la promettete a voi stesse.
Tre modi di riempirlo, senza digitare a mano
Ogni contatto arriva da una di queste tre fonti. Per ognuna, l’AI di Notion fa il grosso: voi controllate e salvate.
Da LinkedIn
Copiate il profilo, incollate, Notion AI estrae i campi.
Da email
Selezionate la mail, Notion AI capisce chi è e cosa vuole.
Da call
Dalla trascrizione Meet: nomi nuovi + azioni + decisioni.
Nelle prossime tre slide c’è il prompt esatto per ognuno. Copia, incolla, adatta.
Un profilo diventa una card, subito
Tre passi manuali, poi Notion AI riempie i campi. Nella slide dopo trovate il prompt già pronto.
1. Copia
Dal profilo LinkedIn: header (nome, ruolo, azienda, città) + sezione About.
2. Incolla in Notion
Nuova pagina nel DB Persone. Incollate tutto nel corpo, senza pulire.
3. Ask AI
Selezionate il testo → Ask AI → incollate il prompt della slide successiva.
Prompt: estrattore LinkedIn
Una mail nuova diventa un contatto qualificato
La mail contiene già quasi tutto: nome, ruolo, richiesta. L’AI estrae e propone lo step successivo.
1. Seleziona
In Gmail, apri la mail. Copia mittente + testo, o forward alla vostra Inbox Notion.
2. Nuova card
DB Persone → nuova pagina. Incolla nel corpo il testo email con firma.
3. Ask AI
Notion AI capisce chi scrive e cosa chiede: popola la card e suggerisce lo step successivo.
Prompt: estrattore email
Una call diventa 5 righe utili
Un solo prompt su una trascrizione produce: riassunto, decisioni, action items, nuovi contatti.
1. Trascrizione
Google Meet salva la trascrizione in Drive (attivate Prendi note al posto mio).
2. In Notion
Pagina nel DB Verbali collegata alla Persona → incollate la trascrizione.
3. Ask AI
Un solo prompt tira fuori: nuovi contatti, action items, decisioni.
Prompt: post-call Resithea
La categoria “Utente” non è come le altre
Tutti gli altri contatti sono professionali; le utenti rientrano in una categoria speciale (GDPR art. 9: salute, dati sanitari, lutto) con regole più strette.
Sì
Pseudonimo o ID interno nel CRM operativo.
Dati clinici in ambiente separato (piattaforma / cartella riservata).
Chi entra solo se serve davvero per operativo.
No
Non mettete nome, cognome e storia clinica insieme in Notion generale.
Non incollate narrazioni in AI di terze parti (ChatGPT free, Perplexity, Gemini fuori Workspace).
Non mandate screenshot in Slack o DM.
Se il prompt “Post-call” segnala una persona-utente, quella riga non finisce nel CRM operativo: va nel canale riservato.
Fatelo su casi vostri, non su casi finti
Costruite il vostro CRM Notion e riempitelo con 5 contatti reali, uno per flusso almeno una volta.
1. Setup
Create DB Persone + view Kanban + le 8 categorie. Duplicate i campi dalle slide sul DB Persone.
2. I tre flussi
Un contatto vero da LinkedIn, uno da mail vostra, uno da un vecchio verbale. Copiate i prompt.
3. Kanban
Sistemate ogni card nella colonna giusta. Scrivete Prossimo step per almeno 3.
Confronto veloce: quale flusso è stato più utile? Dove l’AI ha sbagliato campo? Correggiamo il prompt insieme.
In uscita: un CRM che funziona già da domattina, non una demo.
La lista di cose
da fare, davvero
in un posto solo, con reminder
Notion tiene le task. L’AI le estrae da mail, verbali e brainstorm. I reminder non ve li dovete più ricordare.
Le vostre to-do vivono ovunque, quindi da nessuna parte
Post-it sul monitor, note del telefono, chat WhatsApp con voi stesse, mail flaggata che non riguardate più: tre agende che non si parlano.
Nessuna vista d’insieme
Non sapete quante cose avete promesso, a chi, né entro quando.
Il costo
Il carico mentale di ricordarsele. Le cose che cadono. Il senso di rincorrere.
La leva
Un solo DB Task in Notion. L’AI lo alimenta a partire da mail, verbali, note vocali. I reminder li mette Notion.
Alla fine del lab avete un DB Task funzionante con almeno 10 task reali vostre, con scadenza e reminder attivi.
Poche proprietà, sempre le stesse
Sei campi fissi nel DB Task. Regola: se un campo non lo usate almeno una volta a settimana, non ci sta.
| Campo | Tipo in Notion | Cosa ci va |
|---|---|---|
| Titolo | Titolo | Verbo all’infinito: “Mandare…”, “Preparare…” |
| Stato | Select | To do · In corso · Fatto (solo questi tre) |
| Scadenza | Data + reminder | Quando va chiuso; reminder attivo sulle Alta |
| Priorità | Select | Alta = scade oggi/domani · Media · Bassa |
| Assegnata a | Persona | Chi la deve fare |
| Contesto | Collegamento | Persona o Verbale che ha originato la task |
Stato
To do · In corso · Fatto. Niente “in attesa” o “bloccato”: se lo è, va scritto in nota.
Priorità
Alta = scade oggi/domani. Se tutto è Alta, niente è Alta.
Contesto
La relation al CRM (Lab 3) o al Verbale (Lab 4). Così da ogni persona vedete i suoi task aperti.
Cosa vedete la mattina, aperto Notion
Filtro: Scadenza = questa settimana. Ordinamento: priorità. Colori dai badge di Stato.
Tenete al massimo tre task Alta al giorno: se ne avete cinque, quattro non sono davvero urgenti.
Notion ve li ricorda, non voi a lui
Due livelli di reminder: dentro Notion (notifica app + email) e fuori (Google Calendar per gli appuntamenti fissi).
Dentro Notion
Nella proprietà Scadenza, attivate Reminder: il giorno prima alle 9, oppure 1 ora prima. Arriva notifica in app + mail.
In Google Calendar
Se il task diventa un appuntamento (call, riunione), duplicatelo in Calendar. Il DB Task resta la fonte di verità, Calendar è solo lo squillo.
Attenzione al rumore
Se tutto ha reminder, niente ha reminder. Attivateli solo su task Alta.
Regola settimanale
Venerdì pomeriggio: weekly review. Chiudete i Fatto, aggiornate le scadenze slittate.
Da dove vengono i task (senza scriverli a mano)
Ogni task che vive nella vostra testa è già nato da qualche parte: una mail, un verbale, una call. L’AI lo estrae.
Da mail
Vi arriva una richiesta lunga: quali sono gli action items veri?
Da verbale
Trascrizione della call (Lab 4): quali task se ne generano?
Da brainstorm
Note sparse, WhatsApp con voi stesse, voice memo: rimettili in ordine.
Un solo prompt copre le tre fonti: cambia solo il testo che gli passate.
Un prompt, task pronti per il DB
Selezionate il testo → Ask AI → incollate il prompt. Output pronto da copiare come nuove righe nel DB Task.
Tre situazioni tipiche di questa settimana
Post advisor call
Un’advisor vi ha suggerito 4 cose in call. Il prompt estrae 4 task, ne assegna 3 a voi e 1 a un’altra del team.
Mail da un primario
Chiede uno-pager, disponibilità per un incontro, contatto della psicologa. Tre task, non uno.
Note vocali domenica sera
Una nota vocale in cui vi è venuta un’idea. Traducete in testo → task extractor → solo le cose azionabili passano.
Ogni task creato porta con sé la sua fonte come contesto (call, mail, nota). Così ricostruite sempre il «perché».
Riempite il DB Task con la vostra settimana vera
Alla fine ognuna ha almeno 10 task reali nel DB, con scadenze e reminder attivi sulle Alta.
1. Setup DB
Create il DB Task con i sei campi visti prima. Impostate una vista Questa settimana.
2. Estrazione
Prendete 3 fonti reali: una mail lunga di ieri, un verbale del Lab 4, le note del vostro telefono. Prompt Task Extractor su ognuna. Portate i task nel DB.
3. Reminder
Attivate reminder sulle Alta. Duplicate in Google Calendar quelle che diventano appuntamenti.
Confronto: quale task ha creato l’AI che voi non avreste scritto? Quale ha inventato dal nulla? Dove va aggiustato il prompt?
In uscita: 1 DB Task funzionante e 10 task reali con reminder attivi.
Le call
si scrivono da sole
voi le rileggete meglio
Google Meet trascrive, riassume, estrae azioni. Notion AI le trasforma in task, contatti nuovi, decisioni tracciate.
Dopo la call, cosa vi resta davvero?
Tre situazioni che vi suoneranno familiari.
Nessun appunto
Eravate dentro la conversazione, non a scrivere: il giorno dopo è tutto sfocato.
Appunti a metà
Tre righe strappate. Ricordate cosa avete detto, non chi deve fare cosa entro quando.
Nomi persi
“Quella psicologa di Padova che ci ha suggerito X” — nome? cognome? tema esatto?
Con l’AI di Meet + Notion, con poco lavoro post-call avete: verbale, decisioni, action items assegnati, nuovi contatti pronti per il CRM.
“Prendi note al posto mio”
Funzione nativa di Google Workspace (Business Standard+). Un click all’inizio della call, il resto lo fa Gemini.
Attivate
Barra in basso → icona Attività → Prendi note al posto mio.
Avvisate
Meet mostra a tutti che è attivo. Diteglielo a voce: trasparenza prima di tutto.
Parlate
Basta. Gemini trascrive e riassume in tempo reale, in italiano.
Cosa fa in automatico
Trascrizione integrale · riassunto AI · elenco action items · recap via email a fine call.
Attenzione
Se la call è con un’utente (dato sanitario), non attivate: il consenso è separato e vive fuori Workspace.
Cosa vi arriva, e dove
Quando la call finisce, Gemini prepara i materiali e ve li spedisce. Sono già nel vostro Drive.
Trascrizione
Google Doc integrale, con speaker e timestamp.
Riassunto AI
Breve, generico. Va bene come sanity check.
Action items
Elenco di cose da fare, spesso senza assegnatario.
Email di recap
Ai partecipanti, con link al Doc.
Il riassunto di Meet non basta: è costruito per un pubblico generico. Il verbale utile a Resithea lo tirate fuori con Notion AI (slide successive).
Da Drive a Notion, in 3 mosse
La trascrizione resta in Drive; il lavoro operativo vive in Notion. Ecco come collegarli.
Aprite il Docs
Cartella Drive Meet Recordings. Copiate la trascrizione integrale (non il riassunto).
Nuova pagina in DB Verbali
Titolo: [Categoria] · [Persona] · [Data]. Incollate la trascrizione nel corpo.
Linkate
Relation con la card Persona nel DB Persone (Lab 3). Un click.
Ora la pagina Verbale è connessa alla persona giusta nel CRM. Al prossimo contatto, vedete tutto lo storico dal profilo persona.
Un solo prompt tira fuori tutto
Selezionate la trascrizione in Notion → Ask AI → incollate. Stesso prompt del Lab 3: coerenza tra flussi.
Salvate questo prompt come Gem in Notion AI: la prossima volta è un click.
Come si presenta la pagina: metadati
Prime proprietà della pagina Verbale: chi, quando, con chi. Stessa struttura ogni volta.
Nella slide successiva: cosa produce l’AI dal contenuto della call.
Come si presenta la pagina: output AI
Le quattro sezioni che Notion AI riempie dopo aver letto la trascrizione.
Riassunto (5 bullet)
Decisioni
Action items
Nuovi contatti
Ogni Verbale nasce collegato a Persone e Task: da una call, tre database aggiornati.
Provatelo su una call vostra, adesso
Simulate una call breve, oppure usate una trascrizione recente che già avete. Portatela fino al Verbale-tipo pronto.
1. Setup
Aprite Meet, attivate Prendi note al posto mio. Fate una call finta breve tra di voi: raccontatevi un caso reale.
2. Ponte
Trascrizione da Drive → Notion · nuova pagina DB Verbali · incollate · linkate una Persona del Lab 3.
3. Notion AI
Applicate il prompt Post-call · create task e contatti nuovi come relation · guardate cosa gli sfugge.
Confronto: quale action item era ovvio per voi ma l’AI non ha preso? Aggiungiamo una riga al prompt per catturarlo la prossima volta.
In uscita: 1 verbale completo in Notion, con almeno 1 task collegato e 1 contatto aggiornato o creato.
Le email
di Resithea
nella vostra voce, non nella sua
Gemini scrive, ma il tono lo decidete voi. Con una Gem addestrata sul vostro modo di dire le cose, le mail escono già pronte.
L’email è dove perdete più tempo
Contare le mail scritte in una settimana è imbarazzante. Ognuna richiede: leggere, capire, scegliere il tono, scrivere, rileggere, mandare.
La fatica
Rispondere a una psicologa non è come rispondere a un investitore. Cambiare cappello dieci volte al giorno costa.
Il rischio
Sotto pressione, si scrive freddo o si copia il tono di chi ci ha scritto. Voi non siete così.
La leva
Una Gem con dentro il vostro tono vi porta all’80% della bozza. Il 20% umano fa la differenza.
In uscita avete la Gem “Email Resithea” salvata e funzionante, che entrambe potete usare.
Il pulsante Gemini è già lì
Aperta la mail, in alto a destra c’è l’icona Gemini. Vi apre un pannello laterale con il contesto della mail già caricato.
Aprite la mail
Click sull’icona Gemini a destra. Il pannello sa già di cosa parla.
Prompt libero
Chiedete quello che vi serve: “Aiutami a rispondere”, “Rendi più caldo”, “Rifai in 80 parole”.
Inserite
Il bottone Inserisci mette la bozza nel corpo della risposta. Voi rifinite e mandate.
Da solo, Gemini è abbastanza generico. La Gem lo fa parlare come Resithea (prossime slide).
Quattro regole da non saltare
La voce non è un dettaglio estetico: è parte del prodotto. Chi vi scrive spesso non ha bisogno di risposte fluenti, ha bisogno di risposte vere.
Empatico, mai commerciale
Prima si vede la persona, poi il servizio. “Grazie di averci scritto” viene prima di “abbiamo un percorso”.
Chiama il lutto per nome
Perdita, aborto, lutto perinatale: parole vere. Nessun eufemismo, nessun “quello che hai passato” vago.
Diretto, non fumoso
Frasi brevi e verbi concreti: se serve una call, chiedete una call; se serve un invio, dite quale.
Evitate i cliché consolatori
Vietati: «Almeno era presto» · «Sei giovane, riprovi» · «Vai avanti» · «Non pensarci».
Email Resithea · la ricetta
Aprite gemini.google.com → Gems → Nuovo Gem. Compilate così e salvate. Da ora vive nel vostro menu.
Ricetta Gem
La Gem è ora richiamabile con un click. Ogni volta che scrivete una mail, entrate nella Gem e non partite da zero.
Tre situazioni, tre prompt
La Gem si usa in momenti diversi della giornata: non c’è un solo modo giusto.
Rispondere
Vi arriva una mail lunga. Volete rispondere in 100 parole, tono giusto.
Scrivere da zero
Outreach a nuovo contatto: psicologa, primario, redazione, angel.
Adattare
Avete una bozza vostra. Volete un secondo giro, più caldo o più asciutto.
Ognuno dei tre casi ha il suo prompt-tipo. Copiabile dalle prossime tre slide.
Rispondere in 100 parole, tono giusto
Outreach a un contatto nuovo
Rifinire una bozza vostra
Costruite la Gem, provate i tre casi
Prima costruite la Gem insieme, poi ognuna la testa su tre mail vere del suo lavoro reale.
1. Gem
Su gemini.google.com create la Gem “Email Resithea” con la ricetta vista prima. Incollate 2–3 mail-esempio nella sezione esempi.
2. Tre casi
Una mail ricezione (prompt A) · una outreach (prompt B) · una vostra bozza da rifinire (prompt C). Ognuna fa i suoi.
3. Confronto
Leggete a voce l’output. Suona Resithea? Dove sbaglia? Quale regola manca alla Gem? Aggiornatela insieme.
In uscita: 1 Gem salvata nel workspace e 3 email (inviate o pronte) generate con la Gem.
Cosa avete adesso, che stamattina non c’era
Facciamo il conto: ognuna dovrebbe uscire con questi cinque pezzi funzionanti in Notion o Gemini.
1. CRM Persone
Un database vivo con 5+ contatti reali, Kanban Pipeline funzionante, 8 categorie.
2. DB Task
10+ task reali con scadenze e reminder attivi sulle Alta.
3. DB Verbali
Almeno 1 verbale completo (trascrizione + riassunto + task + contatti collegati).
4. Gem «Email Resithea»
Salvata su gemini.google.com, con dentro il vostro tono e 2–3 esempi.
5. Prompt library
Cinque prompt copiabili (CRM, Post-call, Task Extractor, Email A/B/C) usati almeno una volta.
Bonus
Capire quando fidarvi dell’AI e quando controllare — le quattro mosse della teoria.
Cheatsheet · le regole d’oro
Prima di ogni prompt
Ruolo, contesto, formato, esempi: se l’output non convince, ne manca uno.
Contro le allucinazioni
Datele il materiale, chiedete le fonti, diffidate dei numeri, incrociate quando conta.
Un solo posto
Notion resta il posto unico — Persone, Task, Verbali — non moltiplicate i tool.
Salvate ciò che funziona
Quando un prompt funziona, salvatelo come Gem: così non ripartite da zero ogni volta.
Dati utenti fuori dal CRM operativo
Non mettete nomi e storia clinica insieme in Notion generale: la categoria «Utente» resta in un perimetro riservato.
La voce è parte del prodotto
Empatico, non commerciale: chiamate il lutto per nome, senza frasi consolatorie da brochure.
Grazie.
L’AI accelera il lavoro; il tono resta vostro.
Un caso alla volta, con metodo.
